Nhập nhân sự từ file CSV

Bạn cần có vai trò Quản trị viên (Maintainer) hoặc Chủ sở hữu (Owner) không gian làm việc. Quá trình nhập liệu sẽ tự động thêm nhân sự vào danh bạ và sơ đồ tổ chức, tự tạo các phòng ban còn thiếu và bổ nhiệm trưởng phòng dựa trên cột email người quản lý.

Mỗi dòng tương ứng với một nhân sự. Dòng đầu tiên là tiêu đề các cột. Chỉ có cột email là bắt buộc, tuy nhiên nhân sự mới cần có thêm họ tên.

• Họ và tên (Name): Họ và tên đầy đủ của nhân sự.
• Email: Địa chỉ email dùng để đăng nhập. Servone dựa vào email để nhận diện nhân sự đã có sẵn trong hệ thống hay chưa.
• Chức danh (Job title): Chức vụ hiển thị trong danh bạ và bảng thông tin cá nhân.
• Phòng ban (Department): Nếu tên phòng ban chưa có trên hệ thống, Servone sẽ tự động tạo phòng ban mới.
• Email quản lý (Manager email): Địa chỉ email của người quản lý trực tiếp.

Tiêu đề cột có thể đặt bằng Tiếng Việt hoặc Tiếng Anh (ví dụ: Email quản lý hoặc Manager email). Bấm nút Tải file mẫu trong cửa sổ nhập liệu để tải file mẫu chuẩn.

1. Vào Nhân sự, chọn trang Nhân viên, rồi bấm Nhập từ CSV. Cửa sổ Nhập nhân sự từ file CSV sẽ mở ra.
2. Bấm Chọn file CSV, hoặc kéo thả file trực tiếp vào cửa sổ.
3. Kiểm tra bảng xem trước kết quả. Mỗi dòng được phân loại rõ: Mới, Cập nhật, Không đổi hoặc Bị bỏ qua, kèm tổng số lượng ở trên đầu. Các dòng bị bỏ qua sẽ nêu rõ nguyên nhân; bạn có thể bấm Tải danh sách dòng lỗi để tải về chỉnh sửa lại.
4. Đọc kỹ các dòng tóm tắt: mục Phòng ban mới liệt kê các phòng ban sắp được tạo, mục Trưởng phòng liệt kê các vị trí lãnh đạo phòng ban sắp được bổ nhiệm hoặc thay thế.
5. Giữ bật công tắc Gửi lời mời ngay để hệ thống tự động gửi email mời nhân sự mới kích hoạt tài khoản. Nếu tắt công tắc này, nhân sự vẫn được thêm vào danh bạ và sơ đồ tổ chức nhưng hệ thống chưa gửi email mời.
6. Bấm nút xác nhận nhập liệu (nút sẽ hiển thị Nhập và gửi lời mời hoặc Nhập dữ liệu kèm số lượng nhân sự).

Servone tự động xác định trưởng phòng và vị trí phân cấp phòng ban trên sơ đồ tổ chức dựa vào email người quản lý. Nhân sự có người quản lý thuộc phòng ban khác sẽ trở thành trưởng phòng của phòng ban mình, và phòng ban đó sẽ tự động phân nhánh nằm dưới phòng ban của cấp trên.

• Địa chỉ email bị để trống, sai định dạng hoặc bị trùng lặp với một dòng phía trước.
• Email trùng với tài khoản khách, tài khoản đang bị vô hiệu hóa hoặc liên hệ ngoài.
• Nhân sự mới nhưng thiếu trường Họ và tên.
• Email người quản lý trùng với chính nhân sự đó, hoặc email quản lý không có trong file lẫn trong không gian làm việc.
• Có hai dòng chỉ định hai trưởng phòng khác nhau cho cùng một phòng ban.
• Dòng dữ liệu tạo ra vòng lặp cấp bậc (cấp trên báo cáo ngược lại cho cấp dưới).
• Nhân sự không điền phòng ban nhưng lại điền người quản lý (nhân sự không có phòng ban sẽ mặc định nằm ở đỉnh cao nhất của sơ đồ).

Bấm Dừng nhập liệu nếu muốn ngắt tiến trình sau dòng hiện tại. Những nhân sự đã nhập thành công vẫn được giữ nguyên và cơ cấu trưởng phòng chưa bị xáo trộn. Bạn có thể tải lại cùng file đó sau khi sửa; những dòng đã xử lý xong trước đó sẽ hiển thị trạng thái Không đổi và được bỏ qua an toàn.