Danh bạ nhân sự

Ứng dụng Nhân sự (People) quản lý toàn bộ thành viên trong không gian làm việc và mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Ứng dụng gồm hai trang chính: Nhân viên (danh bạ tìm kiếm được gom nhóm theo phòng ban) và Sơ đồ tổ chức (cây phả hệ phân cấp giữa các phòng ban).

Cơ cấu phòng ban liên thông trực tiếp với các phân hệ khác: trong Approvals, trưởng phòng tự động đóng vai trò quản lý trực tiếp phê duyệt đơn từ; đơn xin nghỉ phép tự chuyển đến trưởng phòng; và phòng ban có thể tự động gán nhân sự vào các kênh chat chung.

1. Mở ứng dụng Nhân sự từ thanh ứng dụng bên trái. Trang Nhân viên sẽ mở ra.
2. Nhập từ khóa vào ô Tìm theo tên, chức danh hoặc phòng ban. Danh sách sẽ tự động lọc ngay trong lúc gõ.
3. Quan sát các cột thông tin: họ tên nhân sự, chức danh công việc và người quản lý trực tiếp. Trưởng phòng ban sẽ có nhãn Trưởng phòng (Head). Nhân sự đang nghỉ phép sẽ hiển thị nhãn Nghỉ đến ngày... kèm ngày đi làm lại.
4. Bấm vào một dòng để mở bảng thông tin cá nhân ở bên phải.

• Bảng thông tin hiển thị Phòng ban, người quản lý trực tiếp (Báo cáo cho) và danh sách cấp dưới (Báo cáo trực tiếp). Bấm vào tên một người để chuyển thẳng sang hồ sơ của họ.
• Để nhắn tin hoặc gọi điện nhanh cho đồng nghiệp, rê chuột vào dòng của họ trong danh sách và bấm các nút thao tác xuất hiện. Trên điện thoại, các nút này cùng mục Email nằm ở đầu bảng thông tin.
• Bấm Xem hồ sơ để mở trang hồ sơ cá nhân đầy đủ.

Quản trị viên và Chủ sở hữu không gian làm việc sẽ thấy hai nút ở đầu trang Nhân viên:

• Nhân viên mới: Thêm từng người một bằng họ, tên và địa chỉ email.
• Nhập từ CSV: Thêm hoặc cập nhật hàng loạt nhân sự cùng lúc, kèm phòng ban và người quản lý trực tiếp. Xem chi tiết bài Hướng dẫn nhập nhân sự từ CSV.

Để cấp quyền cho nhân sự đăng nhập vào hệ thống, hãy gửi lời mời bằng chức năng Mời vào không gian từ menu tài khoản.

Mở trang Sơ đồ tổ chức trên thanh bên Nhân sự. Mỗi thẻ tương ứng một phòng ban, hiển thị tên phòng, tổng số nhân sự, trưởng phòng và các thành viên. Các phòng ban trực thuộc nằm phân nhánh ngay phía dưới phòng ban cha.

• Gõ vào ô Tìm nhân sự để nhảy nhanh tới một người. Dùng phím mũi tên lên/xuống để chọn và nhấn Enter để mở. Sơ đồ sẽ tự động làm nổi bật đường dẫn phân cấp tới phòng ban của họ.
• Bấm vào tên một người trên thẻ để mở bảng thông tin chi tiết tương tự như trong trang Nhân viên.
• Bấm vào tên phòng ban để mở trang quản lý phòng ban đó.
• Mỗi thẻ hiển thị sẵn vài thành viên đầu tiên. Bấm +N người khác để xem danh sách đầy đủ, và bấm Thu gọn để đóng bớt lại.
• Dải thông báo phía trên sơ đồ liệt kê danh sách nhân sự Nghỉ hôm nay. Nếu không có ai vắng mặt, hệ thống báo Hôm nay không có ai nghỉ phép.

1. Để thêm một phòng ban mới, bấm dấu + trên thẻ của phòng ban cấp trên tương ứng (chú thích hiển thị Thêm phòng ban trực thuộc). Đặt tên phòng và xác nhận tạo.
2. Để chỉ định trưởng phòng, bấm Bổ nhiệm trưởng phòng trên thẻ chưa có người đứng đầu, hoặc bấm biểu tượng cây bút cạnh tên trưởng phòng hiện tại. Chọn người phù hợp, hoặc chọn Không có trưởng phòng nếu muốn để trống.
3. Để điều chuyển phòng ban cho nhân sự, mở bảng thông tin cá nhân của họ và bấm vào tên phòng tại mục Phòng ban. Chọn phòng ban mới từ danh sách. Hệ thống sẽ báo xác nhận Đã chuyển sang... kèm nút Hoàn tác.

Trưởng phòng thường được xếp vị trí trực tiếp trong phòng ban cha cấp trên để báo cáo lên cấp cao hơn. Bảng thông tin cá nhân của họ sẽ hiển thị rõ cả hai phần: phòng ban họ phụ trách lãnh đạo, và phòng ban họ đang thuộc về.